Comparatif
Cloisonia ou le questionnaire annuel envoyé aux clients
Le questionnaire annuel envoyé aux entités auditées est la méthode la plus répandue, et la plus ancienne. Il a une qualité que rien ne remplace : il engage le client, par écrit, sur ce qu’il déclare. Il a aussi une faiblesse structurelle, souvent sous-estimée. Un client ne déclare que ce qu’il sait devoir déclarer, et il ne fait presque jamais le lien entre une prise de participation ordinaire et votre obligation d’indépendance.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Cloisonia | le questionnaire annuel d’indépendance envoyé aux clients |
|---|---|---|
| Origine de l’information | Publications officielles datées et opposables | Déclaration du client, de bonne foi |
| Fréquence | Continue, chaque publication est rapprochée du graphe | Une campagne par an, parfois deux |
| Événement ignoré du client | Détecté quand même, s’il est publié | Non déclaré, faute d’être perçu comme pertinent |
| Détentions indirectes | Chaîne remontée niveau par niveau, holdings comprises | Dépend de la lecture que le client fait de la question |
| Titres et liens familiaux des collaborateurs | Campagne interne intégrée au même graphe | Hors du périmètre du questionnaire client |
| Date probante | Référence et date de publication conservées | Date de retour du formulaire |
| Taux de retour | Sans objet pour les sources publiques | Relances jusqu’en juin, réponses partielles |
| Charge administrative | Envoi et relances automatiques à 7 et 14 jours | Suivi manuel des retours, tableau de bord improvisé |
| Valeur devant le contrôleur | Note horodatée, instantané du graphe, registre des alertes | Le formulaire signé, sans analyse écrite associée |
Ce que le déclaratif apporte réellement
Il y a des informations qu’aucune source publique ne donnera jamais : les projets de rapprochement en cours, les intentions d’un actionnaire, les liens familiaux, les fonctions exercées à titre personnel. Le questionnaire est la seule façon d’y accéder, et la signature du dirigeant engage sa responsabilité. Sur ce terrain, il n’a pas de concurrent, et le supprimer serait une erreur de méthode, pas une économie.
Le déclaratif a aussi une valeur pédagogique. Une question bien tournée apprend au client ce qui compte pour vous, et le pousse à vous appeler la fois suivante avant de signer un pacte d’actionnaires. Beaucoup de structures constatent que le vrai bénéfice de la campagne n’est pas dans les réponses reçues, mais dans les appels spontanés qu’elle déclenche les mois suivants.
Ce que le client ne vous déclarera jamais
Un dirigeant qui prend une participation de trente-quatre pour cent dans une société de son secteur ne pense pas à votre indépendance. Il ne sait pas que cette société est cliente de votre cabinet d’expertise comptable, parce qu’il ne connaît pas votre portefeuille et que vous ne pouvez pas le lui montrer. L’information manquante n’est donc pas de son côté ni du vôtre : elle est dans le croisement, que seul un graphe complet permet de faire.
Le calendrier ajoute son propre décalage. Une campagne partie en février recueille des situations arrêtées au 31 décembre, et vous les lisez en avril. Un événement de mars sera connu au printemps suivant. Sur un mandat accepté en juin, cela signifie que la déclaration la plus récente disponible au moment de la signature avait déjà six mois, sans que rien ne le signale au dossier.
Les deux méthodes se complètent, mais pas au même endroit
La répartition la plus lisible tient en une phrase : le public est surveillé, le privé est déclaré. Les détentions, les dirigeants, les fusions et les procédures viennent du registre national des entreprises, de Sirene, du BODACC et des comptes déposés. Les liens familiaux, les titres personnels et les fonctions exercées viennent de la campagne interne auprès de vos collaborateurs et associés, avec relance automatique et signature électronique.
Ce partage a un effet secondaire utile : le questionnaire client peut maigrir. Il n’a plus besoin de demander la composition du capital, que vous lisez ailleurs et mieux. Il se concentre sur ce que vous ne pouvez pas savoir autrement, il devient plus court, et son taux de retour s’améliore pour la seule raison qui vaille, à savoir qu’il est devenu rapide à remplir.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si votre portefeuille est composé d’associations, de fondations ou d’entités dont les liens tiennent surtout à des mandats bénévoles et à des conventions non publiées, le déclaratif reste votre principale source et la surveillance des registres apportera peu. Il en va de même pour une structure dont tous les mandats appartiennent à un même groupe familial déjà parfaitement connu, où le graphe public confirmerait chaque année ce que vous savez déjà, sans jamais rien vous apprendre.
Le verdict
Ce comparatif n’a pas de vainqueur, il a une frontière. Le questionnaire annuel reste indispensable pour tout ce qui n’est pas publié, et il perd son temps sur ce qui l’est. La surveillance continue prend en charge le capital, les dirigeants et les procédures, avec une date opposable que le formulaire ne donne pas. Conservez les deux, mais arrêtez de demander au client ce que le registre publie gratuitement.
Questions frequentes
- Combien de temps prend la campagne déclarative interne ?
- Elle part en un clic vers les collaborateurs concernés, avec relance automatique à sept et à quatorze jours et signature électronique. Là où un suivi manuel demande couramment six semaines et plusieurs rappels individuels, l’état des réponses est consultable en permanence et la campagne se boucle en une dizaine de jours. Les déclarations reçues alimentent directement le graphe au lieu de rester dans un classeur.
- Que se passe-t-il si un client déclare une information fausse ?
- Sa déclaration reste au dossier, avec sa date. Si une publication officielle contredit ensuite ce qui a été déclaré, l’écart apparaît puisque les deux éléments portent sur la même entité du graphe. Vous disposez alors de la pièce déclarative, de la publication et de leurs dates respectives, ce qui est exactement ce qu’il faut pour documenter votre position au moment du réexamen.
- Faut-il continuer à faire signer un questionnaire au dirigeant ?
- Oui, pour ce qu’il est seul à savoir : projets en cours, liens familiaux avec vos collaborateurs, fonctions exercées ailleurs, conventions non publiées. Ce que vous pouvez retirer sans rien perdre, ce sont les questions sur le capital et les dirigeants, dont la réponse figure au registre national des entreprises avec une date de publication plus fiable que le souvenir de votre interlocuteur.
Cloisonia ou le questionnaire annuel envoyé aux clients
Ce comparatif n’a pas de vainqueur, il a une frontière. Le questionnaire annuel reste indispensable pour tout ce qui n’est pas publié, et il perd son temps sur ce qui l’est. La surveillance continue prend en charge le capital, les dirigeants et les procédures, avec une date opposable que le formulaire ne donne pas. Conservez les deux, mais arrêtez de demander au client ce que le registre publie gratuitement.